ACCESS教程 ACCESS, 教程

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在学习Access之前，我们先了解一下什么是“数据库”。


　　我们举个例子来说明这个问题：每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系，我们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的“数据”。我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底，我们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号码这些“数据”。
　　实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”，在我们的生活中这样的数据库可是随处可见的啊。





图书管理员在查找一本书时，首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号，然后在书库找到那一类书的书架，并在那个书架上按照书号的大小次序查找，这样很快就能找到我所需要的书。
　　数据库里的数据像图书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行。
　　如果所有的书都不按规则，胡乱堆在各个书架上，那么借书的人根本就没有办法找到他们想要的书。同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，让人无法查找，这种数据集合也不能称为"数据库"。
　　数据库的管理系统就是从图书馆的管理方法改进而来的。人们将越来越多的资料存入计算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为"数据库管理系统"，它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。
　　我们将要学习的Access也是一种数据库管理系统。










Access的发展现状


　　Access是Office办公套件中一个极为重要的组成部分。刚开始时微软公司是将Access单独作为一个产品进行销售的，后来微软发现如果将Access捆绑在OFFICE中一起发售，将带来更加可观的利润，于是第一次将Access捆绑到OFFICE97中，成为OFFICE套件中的一个重要成员。现在它已经成为Office办公套件中不可缺少的部件了。自从1992年开始销售以来，Access 已经卖出了超过6000万份，现在它已经成为世界上最流行的桌面数据库管理系统。
　　后来微软公司通过大量地改进，将Access的新版本功能变得更加强大。不管是处理公司的客户订单数据；管理自己的个人通讯录；还是大量科研数据的记录和处理，人们都可以利用它来解决大量数据的管理工作。
　　你也许要问，Access的功能这么强，那使用起来会不会很麻烦呢？这一点你可以放心，随着版本的升级，Access的使用也变得越来越容易。过去很繁琐的工作现在只需几个很简单的步骤就可以高质量地完成了。

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窗口接口简介


　　通过上一课的学习，你是否感觉Access的窗口和接口还有点搞不清楚，对于初学者来说这的确是个问题，那么这一课就讲讲Access窗口接口的组成和各个部分的使用吧。 　　
　　通常Access的窗口接口可以分成五个大的部分（如图一）：“标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”、“状态区”和“数据库窗口”。其中“标题栏”在屏幕的最上方，“菜单栏”在“标题栏”的下面，“菜单栏”的下面是“工具栏”，“状态区”在屏幕的最下方，而夹在“工具栏”和“状态区”之间的空间则是用来显示数据库窗口的。现在我知道了各个部分都叫什么了，但它们各有什么用呢？

（图一）
　　首先我们看“标题栏”。顾名思义，“标题栏”就是用来显示软件标题名称的地方，Access的标题栏中自然写的就是“Microsoft Access”了（如下左图）。
　　
　　在标题栏靠右的位置上有窗口控制按钮，利用这些按钮我们可以很方便地对整个窗口进行放大(恢复)、缩小和关闭操作。当我们单击窗口上的“最小化”按钮后，整个Access窗口就缩到Windows的任务条上去了，这时再单击Windows任务条上“Microsoft Access”按钮，则Access窗口又恢复成原来的样子了。
　　我们再看别的几个部分。 在“菜单栏”上有“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工具”、“窗口”、“帮助”和这七个菜单项。

　　用鼠标单击任意一个菜单项，就可以打开相应的菜单，在每个菜单上都有一些数据库操作命令，通过单击这些菜单中的命令，我们就能够实现Access提供给我们的某个功能。比如我们要打开一个文件，只要将鼠标移动到“文件”菜单上，然后单击鼠标左键，这时会弹出一个菜单。
　　在这个菜单上，我们会看到有一项是“打开”命令，这时将鼠标移动到这个命令上，单击鼠标左键就可以了。所以通过单击菜单中的命令，就可以执行Access中的各种操作。
　　但是仅仅使用菜单也有不方便的地方。要是你需要经常用到Access的某个功能，而每次使用这个功能都必须打开好几层的菜单的话，你一定会觉得很麻烦，希望能有个办法让你方便一些。为了满足大家的这个要求，就出现了工具栏（如图一所示）。工具栏中有很多工具按钮，每个按钮都对应着不同功能，要说明的是，这些功能都可以通过执行菜单中的相应命令来实现。
　　那么你是否会问：既然用菜单命令都可以实现，那为什么工具栏中还要出现同样功能的按钮呢？ 这是因为使用工具按钮比菜单命令方便许多。
　　
（菜单操作和工具按钮操作对比图）
　你看，比如说象刚才所说的打开一个文件的操作，在用菜单进行操作时要单击两次鼠标左键，中间还要移动一次鼠标，而使用工具栏上的“打开”按钮时，只需要将鼠标移动到这个按钮上，然后单击鼠标左键就可以打开文件了。哪一种方法更方便是显而易见的。
　　一般我们常用的一些菜单命令都有工具栏按钮可以直接实现相应的功能。熟悉工具栏上的按钮，可以让我们在使用Access进行工作时的效率大大提高。 除了菜单栏和工具栏，Access的窗口接口中还有“状态区”和“数据库窗口”，状态区可以显示正在进行的操作信息，这可以帮助我们了解所进行操作的状态，而“数据库窗口” 则是Access中非常重要的部分，它帮助我们方便、快捷地对数据库进行各种操作。而它本身又包括“窗口菜单”、“数据库组件选项卡”、“创建方法和已有对象列表”三个部分，这三个部分怎么用，我们待会儿详细讲。 下一节我们就分别来看看Access的菜单栏、工具栏和数据库窗口的详细使用方法。




菜单栏的使用


　　这一节我们要重点讲讲Access的菜单栏的使用方法。刚才举的那个“打开”文件的例子你看懂了吧？ 我们再举一个执行菜单命令的例子。
　　如果现在想执行“复制”命令，先将鼠标移动至菜单栏的“编辑”菜单上，“编辑”这两个字就会凸出来，单击鼠标左键，就打开了“编辑”菜单，移动鼠标游标到菜单中的“复制”选项上，这个菜单命令的颜色就会变蓝（如下左图），表示选中了，这时单击鼠标左键，Access就会执行“复制”这个命令了。
　　
　　你可能已经注意到了，有时菜单里的某些选项是灰色的（如上右图），而且把鼠标游标移到这种灰色的选项上以后，单击左键没有任何反应，这是怎么回事啊？有时感到挺奇怪的。这是因为有些特殊的菜单命令必须满足一定的条件才能执行，当条件不满足时，Access就用灰色来显示这些命令，并且不让我们执行它。




工具栏的使用


　　我们以前说过，一般常用的菜单命令都在工具栏上有相应的功能按钮，那刚才说的“复制”命令也有对应的工具栏按钮。

　　你看，工具栏中左起第六个按钮，上面画了一个两页文件图标的按钮就是“复制”按钮。 不过工具栏上这么多按钮，你是不是要把每个按钮的功能都记住呢？回答是否定的：不用去记。
如果你想知道某个按钮是什么功能，比如说这个“复制”按钮，只要把鼠标箭头移到按钮上，停留大约两秒钟，就会出现按钮的功能提示。
　　这样我们就知道按钮的功能了。而且你在使用一段时间之后，自然就会记住每个按钮的功能，那时执行操作就更简单了，只要将鼠标箭头移动到按钮上，单击鼠标左键就可以了。
　　在工具栏上，很多按钮的右边都有一个“向下箭头”符号，让我们来单击一个这样的符号。我们单击了工具栏上“新对象：自动窗体”按钮右边的“向下箭头”。
　　　　　　　　
　按钮的下面会出现一个菜单，这个菜单中有几个与“新对象：自动窗体”类似的命令，我们可以选择其中的一个来执行它（如自动窗体）命令。
　　说到这里，你可能要问：如果我要执行某个命令，每次都必须先单击“向下箭头”，然后再在弹出的菜单中去找那个命令，那岂不是和使用菜单一样麻烦了吗？不是的，当你使用过菜单中的某个命令后，原来在工具栏上的那个按钮就被你刚刚使用过的那个命令替换了。这样下次使用这个命令的时候，只要直接点按钮就可以了。看，聪明的Access早已为你想到了。

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数据库窗口的使用

　　菜单、工具栏的使用都讲过了，下面该讲数据库窗口的使用了。





　　数据库窗口的使用也很简单。数据库窗口中也有一些功能按钮，它们的使用方法和刚才所讲的工具栏上的按钮一样，要执行一个操作只要单击相应的按钮就可以了。
　　窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。“对象”下分类列出了Access数据库中的所有对象，比如说用鼠标点一下这里的“表”，窗口右边就会列出本数据库中已经创建的所有表。而“组”则提供了另一种管理对象的方法：我们可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。比如说我们上次做的通讯簿数据库，其中的通讯簿表和通讯簿窗体就可以归为一组。在数据库中的对象很多的时候，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。
　　那具体怎样管理对象呢？ 比如说我们想建立一个新的表，就需要将鼠标移动到“对象”下面的“表”这个选项上，单击左键，“表”这个选项就会凹下去，这时再将鼠标移动到“新建”按钮上，单击鼠标左键就可以新建一个表了。
　　下面我们说一下删除组中的对象时，是不是将这个对象从数据库中删去了？不是的，其实组中的对象只是真实对象的快捷方式。将组中对象删除，只是将对象在组中建立的这个快捷方式删除了，这并不影响这个对象及其里面的内容的完整。它仍然存在于数据库中。
　　在本课里，我们主要讲解了Access窗口接口分成“标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”、“状态区”和“数据库窗口”这五个部分，并且介绍了这几个部分的用途和基本使用方法。现在你是不是已经想一显身手，自己来建立一个数据库呢？
　　下一课，我们将学习如何在数据库向导的帮助下建立自己的数据库。




补充一：添加和删除工具栏按钮

　　在使用中我们会发现，有一些经常使用的菜单命令，在工具栏上却没有相应的功能按钮。所以，为了工作上的方便，需要在工具栏中添加或删改按钮。如何操作呢？
　　首先我们打开“视图”菜单，并将鼠标移动到菜单中“工具栏”这一项。
　　　　　　
　　这时在“工具栏”右边会弹出一个子菜单，将鼠标移动到子菜单中的“自定义”项。





　　单击鼠标左键，屏幕上就会出现一个“自定义”对话框。比如说我们想添加一个按钮能够实现“帮助”菜单中的“这是什么”功能，只要选择“命令”选项卡，并在左边“类别”窗口中选择“窗口与帮助”项，这时右边的“命令”窗口中就出现了“窗口”菜单与“帮助”菜单中的命令，找到“这是什么”项，按下鼠标左键，拖动鼠标。
　　把它拖动到工具栏中。这样工具栏中就增加了一个功能按钮。

　　此时，工具栏处于编辑状态。如果我们想把某个按钮从工具栏中删掉，只需要在按钮上按下鼠标左键，将它从工具栏中拖走就可以了。完成这些工作后，单击“自定义”对话框中的“关闭”按钮，工具栏就退出了编辑状态。





补充二：有关组的操作


　1.新建、删除或重命名组





　要想新建一个组，只要将鼠标移动到Access数据库窗口的左边，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“新组”这个选项。
　　这时就会弹出一个对话框，要求输入新组的名称，输入完毕后，单击“确定”按钮就新建了一个组。如果要删除一个已经存在的组，就将鼠标移动到要删除的组上，单击鼠标右键，从菜单上选择“删除组”，这个组就被删除了。如果要修改一个组的名称，就将鼠标移动到组名上，右键单击这个组名，在弹出的菜单中选择“重命名组”，这时就会弹出一个“重命名组”的对话框，在这个对话框的名字栏中输入新组的名字，然后单击“确定”按钮就可以了。

　





补充三：两种版本的主要差异


1. 数据库窗口的差异






　　曾经用过的Access97人，初次使用Access2000时都会感到很不习惯。这是因为Access的使用接口与Access97有很大的不同，菜单栏和工具栏的变化还不算大，数据库窗口的外貌却发生了很大的变化。
　　在Access97中，数据库窗口中只有“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“宏”和“模块”这六个部分，并且是横向排列的，而Access2000在数据库窗口中增加了“页”和“收藏夹”，并且将这些内容分成了“对象”和“组”两个部分。除此之外，在Access2000中用数据库窗口上的“打开”“设计”“新建”三个按钮代替了原来分布在各个对象窗口上的“打开”目标“设计”“新建”按钮，这使整个窗口变得更加简洁。


2.菜单的差异
　　Access2000与Access97的菜单最大的差异就是：原来在Access 97中的菜单不管什么时候都会全部显示出来，而Access 2000中的菜单一般情况下都不会显示全部的选项，我们常常看见在菜单的最下面还有一个向下符号，单击这个符号才可以看到这个菜单上的全部选项。

　　这样做是因为对很多用户来说，没有显示出来的那些命令并不常用，甚至根本用不到。为了使接口更加简洁，就只在菜单中显示常用的选项。如果一个命令一开始在菜单中没有被显示出来，而用户又经常使用它，那么在使用几次以后，打开菜单时，这个命令就自动显示出来了。
　　这就是说，Access可以记住我们经常使用哪些菜单命令，把它们显示在菜单中，不经常使用的那些命令，就被隐藏起来了。


2.在组中添加、删除对象

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向导简介


　　这一课我们要建立一个客户订单管理数据库，这个数据库将用Access提供的数据库向导来建立。
　　当我们在风景区游览的时候，经常会看到一队人跟着一个拿小旗的人转来转去,这个拿小旗的人就是导游。有了导游的引导和讲解，那些初次来的游客就不会迷路，还能了解到与眼前的风景有关的很多传说和故事。所以对于游客们来说，一个好的导游是很重要的。其实“数据库向导”就是Access为了方便的建立数据库而设计的向导类型的程序，它可以大大提高工作效率。通过这个向导，我们只要回答几个问题就可以轻松的获得一个数据库。





选择需要的数据库类型


　　在使用数据库向导建立数据库之前，必须选择需要建立的数据库类型。因为不同类型的数据库有不同的数据库向导，要是选错了向导，那我们的工作可就白费了。单击屏幕上方工具栏中最左边的那个“新建”按钮，它上面画了一页纸，鼠标放在上面的时候会出现“新建”的文字提示。弹出“新建”对话框如下图，在“常用”和“数据库”两个选项卡中选择“数据库”选项。





定义数据库名称和所在目录


　　屏幕上出现“文件新建数据库”的对话框，提示应该给建立的数据库文件取个什么名字，并且将它保存在计算机的哪个目录下。在“文件名”右边的文本框中输入数据库的名字，然后单击左上角“保存位置”右面的下拉框，在下拉列表中选择存放这个数据库文件的目录。

　　为了学习的方便，我建立一个子目录“例子”，并把课程中将要用到的数据库文件都存放在这个目录中。现在将正在建立的数据库文件取名为“向导形数据库”，并选择保存类型为“MICROSOFT Access 数据库”，即将它保存为一个Access数据库文件。在完成了这些工作后单击窗口右下角的“创建”按钮，创建新数据库这一步就完成了。




选择数据库中表和表中的字段


　　现在屏幕上又出现了信息提示对话框，上面有数据库需要存储的客户信息、订单信息等很多内容。

　　看过这些提示信息后，单击“下一步”按钮进入向导的下一步工作。对话框中提了一个问题“请确定是否添加可选字段？”。这个对话框分类列出了数据库中可能包含的信息，左边框中是信息的类别，右边框中列的是当前选中的类别中的信息项。

　　这些信息项的前面都有一个小方框，有的小方框中有一个“√”，表示此信息项被选中了，被选中的信息项将会出现在数据库中，而没有选中的信息项就不会出现在数据库中。我们可以通过单击信息项前的小方框来决定数据库中是否要包含某些信息项，如果信息项前面的小方框是空的，单击它就会出现对勾；如果小方框中有对勾，单击它就会变空。不过要注意，绝大多数的信息项前面的对勾是不能取消的，单击它的时候会出现提示，“此选项不能被取消”。这是因为使用数据库向导建立数据库的时候，向导认为有些信息项是此种类型的数据库必须包含的，它们和数据库中的窗体和报表紧密相关，所以Access不允许我们随便取消这些必选项目。从外观上很容易区分必选项目和非必选项目。用斜体字书写的项目就不是必选项目，可以选择也可以取消；而用正常字体书写的项目都是必选项目，不可以取消的。如果不想再增加什么非必选项目了。就可以进行“下一步”了。
　　“数据库”选项卡里有很多图标，这些图标代表不同的数据库向导，图标下面都有一行文字，这些文字表明了数据库向导的类型。就好像一个旅行社可以开设几条旅游线路，每个线路要配备不同的向导一样。我们要找一个适合自己要做的工作的向导。第一个图标是关于订单的，它可以帮助我们建立一个关于公司客户、订单等情况的数据库。双击这个图标，数据库向导就开始工作了。

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屏幕的显示方式和打印报表的样式


　　如果没有什么别的要求，就单击“下一步”按钮。

　　现在对话框中的内容又发生了改变，我们需要选择屏幕的显示方式，也就是选择将要建立的数据库中窗口的背景、窗口上的默认字体大小和颜色。用鼠标单击一个选项，就会发现在窗口左边的方框中展示出所选的“显示样式”，这样每选一次就看看满意不满意，很容易就可以找到比较合适的效果了。选择“工业”,单击“下一步”按钮，现在这个对话框要选择打印报表的样式。

　　打印报表就是把数据库中的数据打印在纸上，而打印报表的样式就是指打印时所用的格式。和刚才屏幕的显示样式一样，每选定一个选项，左面的方框中都会将所选的打印报表样式显示出来，选定“组织”样式。




为数据库指定标题


　　选定打印报表的样式以后单击“下一步”按钮，现在要给新建的数据库指定一个标题。在对话框上面的文本框里输入“客户订单资料库”。

　　这个对话框中起的名字是新建的数据库入口窗体上的标题词，也就是打开这个数据库时，看到的第一个界面上的标题词，和刚才给数据库文件起的名是不一样的。“请确定是否在所有的报表上都加一幅画”意思是如果想在这个数据库打印出来的所有文件报表上都加上某个图片，就可以在这儿选择“是的，我要包含一幅图片”，并通过单击“图片...”按钮选择一幅图片。比如有的公司在打印一些报表的时候都希望将自己公司的标识打印在打印纸上，就需要选择这个选项，并且通过单击“图片”按钮来加载公司的标识了。如果现在还不想在报表上添加图形，就单击“下一步”按钮，进入向导的下一步。




启动数据库


　　接下来的对话框中“下一步”按钮的颜色变灰，表示已经是最后一步了。单击“完成”按钮就把数据库建好了。屏幕上显示的就是新建的数据库“客户订单资料库”的主窗体。要想看什么内容只要单击相应的按钮就可以了。

　　现在的数据库中什么数据都没有，因为Access是数据库管理系统，它的向导只是为数据库管理搭建好数据库框架，而数据则是需要自己输入的。在后面的课程中，我们将会学到如何在数据库中添加数据。
　　本课结束语：这一课讲了什么是数据库向导，以及如何利用数据库向导建立我们需要的数据库。如果你对“数据库向导建立的数据库是怎样产生的？”、“数据库的内部又是什么样的？”这些问题感到疑惑，那就仔细看看下一课的内容吧。




补充内容


　　补充一：在使用数据库向导的时候，向导的任何一步中都有一个“完成”按钮，在任意一步中单击这个按钮，那么Access2000将会保留在单击这个“完成”按钮之前对数据库的各种设置，而对于那些在向导中还没有回答的问题设置默认值。通过这两方面的设置将数据库建立起来。
　　补充二：在向导中，从第二步开始，就出现了一个“上一步”按钮，单击这个按钮就可以回到向导的“上一步”中，去修改在上一步中所做的设置。这样只要在向导里就可以随时修改数据库向导中的设置，非常的方便。有时在数据库向导中想跳出向导，取消用数据库向导自动创建数据库的过程。这时只要将鼠标移动到“取消”按钮上，单击左键就可以取消创建数据库了。
　　问题一：为什么Access2000中文版中用数据库向导建立好的数据库不能显示入口窗体？
　　对于Access2000中文试用版的用户，用数据库向导建立本课第六节的例子时，当建好的数据库开始运行时，会发现入口窗体的界面上一无所有，这是微软在制作中出的一个BUG，可以用这种方法来解决：
一、单击入口窗体右上角的“关闭”按钮，关闭入口窗体。
二、单击Access窗口左下角的数据库窗口标题栏上“还原”按钮，将数据库窗口还原。
三、单击对象栏中的“表”，在右边显示的列表中选择“Switchboard Items”表。
四、双击“Switchboard Items”表选项，打开表“Switchboard Items”。
五、单击表中第一行第五列对应的值，将这一栏中的内容“默认”改成“default”。
六、单击表“Switchboard Items”窗口右上角的“关闭”按钮，关闭这个表。
七、这样当你再启动这个数据库时，入口窗体中的图案、文字和选项都出现了。

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规划自己的数据库


　　建好一个数据库后，我们也许会觉得并不知道这个数据库是怎么构成的，总有一种空中楼阁的感觉。其实学习的过程总是一步步渐进地，没有前面的学习现在就不会发现提出这样的问题。在对Access已经有了一定的认识之后，现在我们就通过建立一个空的数据库讲解一下数据库是怎样构成的。
　　当我们想做一件事情的时候，一般都会先考虑一下，然后再去做。在建立一个新数据库的时候，也要想一想这个数据库是用来干什么的，它要存储哪些数据信息，这些数据之间又有什么关系？ 一方面要知道哪些数据是必须的，是绝对不能缺少的，不然建立数据库获取信息的目地就没法达到了；另一方面也要知道哪些数据是不必要，放在数据库当中只会增加数据库的容量，却并不起任何作用，所以要将这些冗余的数据剔除。这样建立起来的数据库才既能满足我们检索数据的需要，又能节省数据的存储空间。





建立一个空的数据库


　　既然已经了解了在建立一个数据库之前应该注意的问题，那我们现在就从最基本的新建一个空数据库开始，了解一下Access数据库的结构。
　　在Access 2000中，新建一个空数据库其实很简单，只要用鼠标单击Access窗口左上角数据库工具栏中的“新建”按钮，就会在屏幕上弹出一个“新建”对话框。

　　在这个对话框弹出以后，我们不再象上次那样选“数据库”选项卡，而是选择“常用”选项卡，并在“常用”选项卡上用鼠标左键双击“数据库”图标。

　　屏幕上弹出“文件新建数据库”对话框，在“文件名”中给新建的数据库文件取名“空数据库”，把它存储在“例子”子目录中，单击“创建”按钮将新建的数据库文件保存下来。现在我们不是用的数据库向导，自然也就没有问题要回答了。





Access数据库中的主要对象及其关系


　　我们知道在建筑一栋房子之前，首先必须要有一块地皮，然后才能在地皮上按照设计好的图纸一层层的搭建房子，最后才是人住进去。现在我们有了一个空的数据库，就等于在Access中已经有了这样一块“地皮”，现在可以建房子了。上一课用数据库向导建立的数据库就是一个已经建筑完毕的“房子”，只是还没有“数据”住进去罢了。在Access中，所谓的建房材料就是数据库中的主要对象，它包括“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页面”、“宏”和“模块”。这些对象在数据库中各自负责一定的功能，并且相互协作，这样才能建设出一个数据库。
　　在数据库中，“表”用来存储数据；“查询”用来查找数据；人通过“窗体”、“报表”、“页面”获取数据；而“宏”和“模块”则用来实现数据的自动操作。其实对于数据库来说，最重要的功能就是获取数据库中的数据，所以数据在数据库各个对象间的流动就成为我们最关心的事情。为了以后建立数据库的时候能清楚的安排各种结构，应该先了解一下Access数据库中对象间的作用和联系。
　　作为一个数据库，最基本的就是要有表，并且表中存储了数据。比如“通讯录”数据库，首先要建立一个表，然后将某人的联系地址、电话等信息输入到这个数据表中，这样就有了数据库中的数据源。有了这些数据以后，就可以将它们显示在窗体上。这个过程就是将表中的数据和窗体上的控件建立连接，在Access中把这个过程叫做“绑定”。这样就可以通过屏幕上的各种各样的窗体界面来获得真正存储在表中的数据了。而且合理地在窗体上摆放控件和图案可以使我们更容易操作和理解数据库中数据代表的含意。这样就完成数据从表到窗体的流动，实现了数据库中的数据在计算机和人之间进行了一次沟通。比如在“通讯录”数据库中，使用自动窗体将数据库中的一个记录显示在窗体上，控制窗体上的记录操作按钮在表中前后移动，可以看到对应其它记录的信息。现在，数据库中的表和窗体对象之间的关系应该很清晰了，我们可以画出一个表。至于数据库中的其他对象，现在先把它们空出来。在以后学习了其他的几种对象以后，将把这个表示数据库中数据流向的图表补充完整。我们以后可以每学一课，就按照这种方式将各种对象间的数据流向画出来，这对于建立一个完整的数据库很有好处。
　　结束语：在这一课中，我们通过建立一个空数据库，结合上一课中的内容，讲解了建立一个新数据库需要注意的问题和数据库中每个对象的用途和相互关系。如果想了解更多关于Access数据库的知识，掌握Access数据库的使用方法，那就请看下面几课了。

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表向导简介


　　从这一课开始，我们要学习表的建立了。
　　其实表就是数据库中用来存放数据的场所。就像有很多人在操场上站队，这个队伍非常整齐，有一定数目的行和列，队列中的每个人，都在一定的行列位置上。当我们想叫某个人的时候，不用知道他的名字，只需要喊“第几行第几列的，出列”，这个人就会站出队伍。现在将这个队伍中的人换成数据，就构成了数据库中的“表”。
　　这些“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存储数据，二是这些数据在表中都有很规则的行列位置。Access中的“表”和平常见的很多纸上的表格很像。
　　其实各种数据在计算机中是按照串的方式存放的。只是现在Access将这些数据读取出来以后，按照通常所接触的纸上表格那种行列方式将它们显示在屏幕上。这比较适合我们的生活习惯，对数据进行操作也比较容易，所以把它称为“表”，它可是数据库中最基本、最重要的一个部分。所以要想建立一个数据库，必须先要掌握建立表的方法。
　　建立一个表是很容易的。而且在Access中更是提供了几种方法来建立一个表。这些方法都很简单，也很实用。其中最简单的方法就是使用“表向导”来建立表了。
　　在Access中不光有表向导，还有查询向导、窗体向导、报表向导和页向导等。这些向导能在不同的工作中帮我们忙。现在我们就先用向导建立一个表。









什么是字段、记录和值?


　　在讲向导之前，先要知道几个概念。在数据库中，对表的行和列都有特殊的叫法，每一列叫做一个“字段”。每个字段包含某一专题的信息。就像“通讯录”数据库中，“姓名”、“联系电话”这些都是表中所有行共有的属性，所以把这些列称为“姓名”字段和“联系电话”字段。
　　我们把表中的每一行叫做一个“记录”，每一个记录包含这行中的所有信息，就像在通讯录数据库中某个人全部的信息，但记录在数据库中并没有专门的记录名，常常用它所在的行数表示这是第几个记录。

　　在数据库中存放在表行列交叉处的数据叫做“值”，它是数据库中最基本的存储单元，它的位置要由这个表中的记录和字段来定义。在通讯录的表中就可以看到第一个记录与“单位”字段交叉处的值就是“中国人民银行上海分行”。“王岚”所在的记录和“电话”的这个字段交叉位置上的“值”就是“0551-7238321”。





如何启动表向导


　　要建立表，首先必须要有一个数据库。现在建立一个空数据库叫做“客户订单数据库”，当我们把Access学完以后，这个“客户订单”数据库也建好了。
　　空数据库建好后就开始创建表。首先要在数据库窗口的对象列表中单击“表”这一项，将数据库的操作对象切换到“表”上，这样所做的工作才是针对表的操作，也才能在数据库中创建一个表。

　　“表”这个选项凹陷了下去，表示它已经被选中了。然后就可以启动表向导了，把鼠标移动到数据库窗口右边的“创建方法和已有对象列表”列表框中，双击“使用向导创建表”。启动表向导后，屏幕中央出现“表向导”对话框。





怎样选择新表中的字段


　　在“表向导”对话框中，我们要在“示例表”列表选择表名，然后在表的“示例字段”字段中选择相应的字段，再将这些选中的字段组成一个新的表。
　　先来做一个关于客户记录的表，用来记录一个公司有哪些客户及他们的地址、联系电话、负责人等信息。首先选择要创建的表是个人用的还是商务用的，可以看出所需要的这个表是用于商务的，那就单击“商务”选择按钮。在选择“商务”用户类型后，在“示例表”和“示例字段”这两个列表框中的选项都有变化。因为个人的要求和一个公司商务上的要求肯定是不一样的，所以他们所需要的表包含的字段内容也是不一样的。
　　现在要在“示例表”列表框中看看有没有和要建立的表相类似的表，有些选项没法看见，可以上下拖动“示例表”列表框右侧的滚动条，看到列表框中的全部内容，把鼠标移动到“示例表”列表框中，单击“客户”选项。将这个表对应的“示例字段”列表框中所需要的字段选到“新表中的的字段”列表框中去。“公司名称”、“联系人”、“记帐地址”、“城市”这些选项都是所需要的。首先将鼠标移动到示例字段选项上，单击它，再单击“示例字段”列表框和“新表中的字段”列表框中间的“>”按钮，选中的示例字段就添加到“新表中的字段”列表框中了，重复这个操作可以把所需的所有字段都添加进来。

　　如果不需要“新表中的字段”列表框中的某个字段了，在这个列表框中选中它，单击按钮“>”按钮可以将“示例字段”列表框中的所有字段值都添加到“新表的字段”列表框中，而“

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怎样在表向导中修改字段名


　　如果觉着示例字段的名字不太合适，也可以修改一下。在“新表中的字段”列表框下面有个“重命名字段...”按钮，用它可以修改字段名。比如想把字段“联系人名字”改成“联系人姓名”，只要在“新表中的字段”列表框中单击“联系人名字”字段，单击“重命名字段...”按钮，这时弹出“重命名字段”对话框，将鼠标移动到“联系人名字”上，单击鼠标左键，这个文本框中会出现一个闪动的光标，将“联系人名字”删除，并在文本框中输入“联系人姓名”，再单击对话框上的“确定”按钮，就可以将字段名从“联系人名字”改成“联系人姓名”了。

　　用同样的方法把“记帐地址”改成“开户行”，把“客户ID”改成“序号”，这下该改的都改完了。现在这个表需要的字段已经有了，单击“下一步”按钮。

　　这一步要给表指定名字，把名字改成“客户资料表”，选择“是，设置一个主键”，关于主键的问题课后的补充有完整的介绍，单击“下一步”按钮。表向导又给我们提了一个问题“请选择表创建完之后的动作”。表建好之后，如果想马上把数据输入到表中，就选择第二项“直接向表中输入数据”，之后单击“完成”按钮，结束用向导创建表的过程。这样，一个表就建好了。




怎样在表中跳转？



　　现在出现的表格就是刚才利用表向导创建的新表“客户资料表”，在这个表窗口中，最上面的状态栏显示了这个表的名称。状态栏下面是表中各个字段的字段名，下面的空行中可以输入新的记录，以后要把数据都输入到这个表里。把空表和有数据的表进行比较，就很容易看出数据在表中是如何放置的了。

　　窗口左下角的几个按钮及其中间的文本框都是用来控制表中当前操作的记录。“>”按钮表示移动到下一条记录，“|”按钮表示跳到最后一条记录，“|*”按钮表示在这个表中新插入一个记录。这样只要单击这些按钮就可以进行相应的记录跳转了。单击按钮的时候，在“>”和“




什么是主键？

　　在数据库中，常常不只是一个表，这些表之间也不是相互独立的。不同的表之间需要建立一种关系，才能将它们的数据相互沟通。而在这个沟通过程中，就需要表中有一个字段作为标志，不同的记录对应的字段取值不能相同，也不能是空白的。通过这个字段中不同的值可以区别各条记录。就像我们区别不同的人，每个人都有名字，但它却不能作为主键，因为人名很容易出现重复，而身份证号是每个人都不同的，所以可以根据它来区别不同的人。数据库的表中作为主键的字段就要像人的身份证号一样，必须是每个记录的值都不同，这样才能根据主键的值来确定不同的记录。

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如何打开一个表


　　通过上一课的学习，我们已经会使用表向导建立表了。表虽然是建立好了，但一个空白的表没有任何用处，这一课我们就在建立好的表中输入数据，并学习一些关于表的基本操作。
　　往表中添加数据之前要先打开它，前面已经学过如何打开一个数据库，首先启动Access，选择“打开已有文件”，双击“客户订单数据库”打开它。在数据库窗口中单击“表”选项，可以看到在数据库右边的“创建方法和已有对象列表”列表框中，除了三种创建表的方法之外，还有一个“客户资料表”选项。

　　要打开这个表有两种方法，一是用鼠标双击这个选项，另一个方法是先单击这个选项选中它，然后再单击数据库窗口上的“打开”按钮。打开这个表之后，我们就开始往里面输入数据。




如何在表中添加、修改和删除数据？


　　我们先在表中输入几个数。 在一个空表中输入数据时，只有第一行中可以输入。首先将鼠标移动到表上的“公司名称”字段和第一行交叉处的方格内，单击鼠标左键，方格内出现一个闪动的光标，表示可以在这个方格内输入数据了。用键盘在方格内输入“北京兴科”，这样就输入了一个数据。其他的数据都可以按照这种方法来添加。用键盘上的左、右方向键可以把光标在方格间左右移动，光标移动到哪个方格，就可以在那个表格中输入数据。按一次“→”键将光标移到“联系人姓名”字段内，输入“张刚”两个字。

　　如果输入时出现错误想改的话，只要按键盘上的方向键，将光标移动到要修改的值所在的方格，也可以直接用鼠标单击，选中方格内的数据，然后用键盘上的“DELETE”键将原来的值删掉，并输入正确的值就可以了。向表中输入数据是一件很细致的工作，千万不能马虎大意。简单的表，数据比较少，出错了容易检查；如果一张表很大，而且字段类型又比较复杂的话，输入的值出现错误，查起来就会非常麻烦。而且要是没有检查出来，让错误的数据留在表中，可能会给工作造成非常严重的后果。




怎样让方格中的数据全部显示出来？


　　我们经常会遇到这样的问题：表中的某一列太窄，使输入的值只能看到一部分，怎么让这些字都显示出来呢？有好几种方法可以解决这个问题。
　　一种是将鼠标移动到标题行中“开户行”和“城市”这两个字段的交界处，如果位置适当的话，鼠标的光标位置可以拖动。按住鼠标左键，向右拖动鼠标来拉长“开户行”字段的宽度，让这个字段中的文字全部显示出来，再松开左键就可以了。
　　还有一种方法就是将鼠标移动到“开户行”这个字段的标题上，这时鼠标的光标会变成向下指的箭头符号，单击鼠标右键，就会弹出一个菜单，单击菜单上的“列宽”命令，出现“列宽”对话框，输入数值来定义列的宽度。

　　也可以单击“最佳匹配”按钮，这样这一列的列宽就可以自动进行调整，保证能将这个字段中最长的值显示出来。完成这些后单击对话框上的“确定”按钮就可以了。
　　在Access中，改变表中文字的字号大小时，表的大小也会按比例随着变化，所以不能用改变字体大小的方法来让文字都显示出来。不拉长列宽 ，也可以加大行高，使那些较长的值多用几行显示。调整行的高度和调整列宽度的方法基本类似，也有两种方法，第一种就是将鼠标移动到相邻两行之间，这时鼠标变成可拖动形状，按住鼠标左键，上下拖动鼠标调整行的高度；第二种方法是将鼠标移动到某一行上，单击鼠标右键，在弹出的菜单里用鼠标单击“行高”命令，在出现的“行高”输入栏中输入一定的数值来改变行的高度。完成后单击“确定”按钮，这时其它行的高度也改变了，因为在表中各个记录都是相关的，调整一行的行高，其他行的行高都会相应调整，以保持各行的高度一样。




怎样在表中插入、删除和移动字段


　　如果在创建表的时候忘记了某项内容，现在也可以再把它加进去，只要在原来的表中再添加一个字段就可以了。在已有的表中不仅能添加字段，而且还可以删除字段。
　　我们可以在“公司名称”与“联系人姓名”两个字段之间加入一个“公司地址”字段。首先把鼠标移动到“联系人姓名”字段的标题上，鼠标光标变成一个向下的箭头，单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“插入列”命令。这样就在“联系人姓名”字段前面插入了一个新的字段。新插入的字段名是“字段1”而不是“公司地址”，因为我们还没有给它指定名称，“字段1”是Access自动给的名称。要改变字段名，可以将鼠标移动到“字段1”的标题处，双击鼠标左键，标题就变成可以修改的了。将“字段1”三个字改成“公司地址”，完成后敲键盘上的回车键。这样“公司名称”和 “联系人姓名”两个字段之间多了一个叫“公司地址”的字段。

　　要想删除表中的某个字段，可以先将鼠标移动到这个字段的标题处，这时鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单，单击菜单上的“删除列”，这时屏幕上弹出对话框，提出是否确定要删除这个字段及其中的数据。单击“是”按钮可以将“字段1”删除。但在删除字段时要注意，在删除一个字段的同时也会将这个字段中的数值全部删除，所以当执行这个操作时，一定要看清楚，避免由于误删把有用的数据都丢失了。
　　如果想在数据表中调整“邮政编码”字段的位置，首先将鼠标移动到“邮政编码”字段的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它都变成黑色后，按住鼠标左键，拖动到字段“公司地址”的后面，松开左键，这个字段就移动到“公司地址”的后面了。

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怎样在表中“复制”和“粘贴”数据


　　在“城市”和“省份”两个字段里，有很多重复的内容，每次都输入一遍显得非常麻烦。我们可以结合“复制”和“粘贴”数据两个命令将一个数据块很方便地放到很多位置上去。
　　首先打开Access 2000的“剪贴板”，单击“视图”菜单，将鼠标移动到“工具”选项上，在“工具”选项右边弹出一个菜单，单击上面的“剪贴板”命令，屏幕上出现一个“剪贴板”对话框。

　　“复制”和“粘贴”命令，就是将一些数据“复制”到“剪贴板”上，然后再将这些数据从“剪贴板”上“粘贴”到我们需要用到这些数据的位置上。选中表里的某个数据后，在它上面单击鼠标右键，并单击弹出菜单上的“复制”命令，选中的内容就被“复制”到了剪贴板上，然后将鼠标移动到一个新位置上，单击鼠标将该位置作为“粘贴”数据的起始位置。然后在剪贴板上单击表示这段数据的按钮，这个数据就被“粘贴”到新位置上了。
　　在Access2000中，一次复制的数据最多可达十二个，这样我们就可以先在剪贴板上复制十二段数据，然后再单击代表不同数据的按钮将它们分别“粘贴”到表中的不同位置上，改变了过去一次只能“复制”一个数据，“粘贴”一个数据的状况。




怎样让表中的一些列总是显示出来？


　　把所有的数据都输入到表中之后，我们就可以方便的在Access中查看数据了，但如果一个表太长，看到前面的内容，后面的就看不到，有时看到后面的数据时，又想不起来后面格子里的数据到底是哪个公司的，就只好将“滚动条”再移动到最前面，看看这些数据对应的“公司名称”。这时我们可以让最前面的“公司名称”列一直显示。
　　这个在Access2000中可以通过“冻结列”的方法来实现，冻结后的列不会随着滚动条的拖动而移动。要在表中冻结几个列，只需先将这几个列选中，然后单击“格式”菜单中的“冻结列”命令，

　　这样选中的列就被冻结了。如果不需要再让这些列处于冻结状态，只要单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令，就可以了。




怎样在表中隐藏列


　　为了让表中的某些列一直显示在屏幕上，可以将这些列冻结，但有时候为了将主要的数据字段列保留在窗口中进行观察，我们可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来。将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”选项。这样选中的列就被隐藏了。要取消对一个列的隐藏，先将鼠标移动到表以外的任何地方，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令，弹出“撤消隐藏列”对话框如下图：

　　“撤消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段，而且每个字段前面都有一个方框，没有隐藏的列前面的方框中有“√”号，而隐藏了的列前面的方框中是空的。要取消对一个列的隐藏，只要单击这个列前面的方框，使它里面出现一个“√”符号，就可以取消隐藏。完成以后单击对话框上的“关闭”按钮。




怎样使用工具栏上的工具对表进行操作？


　　在窗口工具栏上有很多按钮，左边第一个工具按钮是用来切换表的不同视图的，它的具体内容在下一课将进行比较详细的讲解。后面的几个一般都知道是用来做什么的。“插入超级链接”命令在本课的“补充”中有比较详细的讲解。
　　“升序”和“降序”是指表中的各个记录按照一定的顺序进行排列。单击“升序”按钮后所有记录按照从小到大的方式排列，单击“降序”按钮后所有记录按照从大到小的方式进行排列。闪动的光标位于哪个字段，就以那个字段的值作为判断大小顺序的标准。例如当光标在“序号”字段内时，单击“升序”工具按钮，则表中的各个记录按照“序号”字段中的数字从小到大的顺序进行排列，而当光标在“公司名称”字段中时，单击“升序”工具按钮，则表中的各个记录按照“公司名称”字段中文字的拼音顺序从前到后进行排列。
　　在工具栏上有三个“筛选”按钮，它们是“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”和“应用筛选/删除筛选”按钮。举个例子说，将光标移动到字段“城市”的一个值“北京”所在的方格内后，单击“按选定内容筛选”按钮进行筛选，这时只有在字段“城市”中的值是“北京”的记录才显示出来，而其他的记录都不见了。单击“删除筛选”按钮，其余的记录又都显示出来。选中表中的某个方格时，这个方格内的数据值就成为进行筛选操作的“标准”，单击“按选定内容筛选”按钮后，Access就会将该字段上拥有同样内容的记录“筛选”出来，而将其他的记录先隐藏起来。单击“删除筛选”可以把这个“筛选”功能取消。还有一个按钮是“按窗体筛选”按钮，单击这个按钮，你会发现表中只剩下了一个记录，在方格的右侧出现一个“下拉”按钮。单击“下拉”按钮，就会发现它是个“组合框”的下拉箭头，下拉框中包括了这个字段中所有的值。在下拉框中单击一个选项，再用鼠标单击“应用筛选”按钮，与选中的值相关的整条信息就都显示了出来。
　　结束语：在这一课中，我们将数据添加到一个表中，在这个过程当中还学会了在表中添加、删除和移动字段，在表中复制、粘贴和移动值，并且掌握了冻结、隐藏表中的列，学会了对表中的数据进行筛选操作。如果还想在表中输入声音或图像，可以仔细看看课后的补充。